6. วิธีการรับส่ง G-Mail

1. ใช้ Reply, Reply All และ Forward ให้ถูกต้อง

เท่าที่ผ่านมาจะเห็นว่าหลายๆ คนยังใช้ 3 อันนี้ไม่ถูกนะครับ ขอสรุปสั้นๆ เอาไว้ให้ดังนี้

• Reply = ตอบกลับไปหาผู้ส่งเพียงคนเดียว โดยไม่มีไฟล์แนบต้นฉบับกลับไป เหมาะสำหรับการคุยที่อยากให้เป็นส่วนตัวหรือไม่รบกวนผู้อ่านคนอื่น ดังนั้นถ้าเป็นการพูดคุยเชิงขอความเห็น หรือการทำงานเป็นทีมใหญ่ๆ ถ้าเป็นเรื่องที่ควรรู้กันทั้งทีมให้ไปใช้ Reply All แทนนะครับ กับอีกกรณีคืออยากตอบให้แค่บางคนเห็น ก็ใช้ Reply แล้วเพิ่มผู้รับคนอื่นๆ เข้าไปได้ครับ
• Reply All = ตอบกลับไปหาผู้ส่งและผู้รับคนอื่นๆ ทุกคน โดยไม่มีไฟล์แนบต้นฉบับกลับไป เหมาะสำหรับการพูดคุยกันทั้งทีมให้ทุกคนในทีมเห็นข้อมูลตรงกัน บางทีถ้าบทสนทนานั้นเค้าตอบกลับไปกลับมาด้วย Reply All แล้วเราใช้ Reply เฉยๆ ตอบกลับไป ก็อาจทำให้คนอื่นๆ ในทีมหลุดจากการสื่อสารไป และไม่ได้ทำงานหรือเกิดความเข้าใจผิดกันได้
• Forward = ส่งต่อเมลล์ไปให้ผู้อื่น โดยมีไฟล์แนบต้นฉบับไปด้วย เหมาะสำหรับเวลาจะส่งต่อไฟล์ไปให้คนอื่น หรือจะเปิดวงสนทนาวงใหม่ก็ตามแต่

ดังนั้นจะใช้คำสั่งไหนก็ต้องคิดถึงให้ดีนะครับว่าข้อความเหล่านี้เราต้องการให้ใครรับรู้บ้าง ถ้าอีกฝ่ายเค้ามี Cc หรือ To ใครเพิ่มเข้ามาบางทีก็แปลว่าเค้าอาจจะอยากให้คนๆ นั้นได้อยู่ในวงสนทนาต่อไปด้วย ดังนั้นเราควรคิดอ่านตรงนี้ให้รอบคอบแล้วเลือกใช้ให้ถูกระหว่าง Reply, Reply All และ Forward นะครับ

จำให้ขึ้นใจไว้ว่า การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือไม่ไปถึงผู้รับที่ควรจะได้รับนั้น ก็ไม่ต่างอะไรจากการไม่ได้สื่อสารกันเลยครับ

2. ใช้ To, Cc, Bcc ให้ถูกต้อง

To นั้นหมายถึงผู้รับที่เราต้องการให้อ่านโดยตรง และอาจมี Action อะไรที่เค้าต้องทำต่อไปถัดจากนี้, Cc นั้นคือผู้ที่เราอยากให้รับรู้เรื่องด้วย แต่อาจไม่ใช่ตัวหลักในการสนทนา และ Bcc คือผู้ที่เราอยากให้รับรู้ด้วย โดยไม่มีผู้อื่นใน Email ฉบับนั้นรู้ว่าคนๆ นี้ได้อ่าน Email ฉบับนี้อยู่

ถึงแม้ To กับ Cc จะคล้ายกัน แต่ในมุมผู้รับการตีความหมายว่าเมลล์นี้เกี่ยวข้องกับตัวเค้ามากน้อยแค่ไหนนั้น To กับ Cc มีผลมากครับ รวมถึง Email Client บางตัวก็มีการแยก Email ที่ส่งมาถึงเราแบบ To ให้แสดงผลเด่นชัดกว่า Email ที่ส่งถึงเราแบบ Cc เพื่อให้เราจัดลำดับการทำงานได้ง่ายขึ้นด้วย ดังนั้นเรื่องนี้ก็เป็นอีกรายละเอียดเล็กๆ ที่มีความสำคัญครับ

3. อย่าใช้ Priority พร่ำเพรื่อ

เห็นบ่อยมากที่ Email ที่ส่งมาจากคนบางคนจะตั้ง Priority ไว้สูงเสมอ ในความเป็นจริงแล้วถ้ามันไม่ได้สำคัญจริง การทำแบบนี้จะเป็นการสร้างความรู้สึกในแง่ลบกับผู้รับนะครับ และยังเป็นการก่อกวนการจัดลำดับงานของคนๆ นั้นอีกด้วย ควรจำไว้เสมอครับว่าการระบุ Priority สูงนั้นควรทำอย่างมีมารยาทและทำเมื่อจำเป็นเท่านั้น

4. จะใช้ภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ ต้องให้มั่นใจว่าผู้อ่านจะเข้าใจในสิ่งที่เราต้องการสื่อสารได้ถูกต้อง

มีหลายองค์กรมากๆ ที่มีนโยบายให้พนักงานส่ง Email ภาษาอังกฤษ หรือบางคนก็ใช้ภาษาอังกฤษกันเองเพื่อให้ดูมืออาชีพ แต่ในความเป็นจริงนั้น ถ้าภาษาอังกฤษที่ส่งมานั้นเขียนผิด, ไม่ถูก Grammar หรือสื่อสารผิดเพี้ยนไปจากที่ตั้งใจ นอกจากจะสร้างความเสียหายในการทำงานแล้ว การทำแบบนี้ยังจะทำให้ภาพลักษณ์ของผู้ส่งหรือองค์กรผู้ส่งแย่ลงไปอีกด้วยครับ

ภาษาไทยก็เช่นกัน การเขียนให้เสร็จแล้วอ่านทบทวนเองซักนิดว่ามันอ่านรู้เรื่องหรือไม่ หรือข้อความเหล่านั้นสื่อสารสิ่งที่เราต้องการออกไปครบถ้วนหรือเปล่า รวมถึงลองคิดถึงมุมคนอ่านซักนิดว่าเค้าอ่านแล้วเค้าจะเข้าใจมั้ยว่าต้องทำอะไรต่อ ก็เป็นขั้นตอนที่ไม่ควรละเลยครับ รวมถึงยิ่งถ้าใช้ภาษาไทยผิดๆ นี่ ภาพลักษณ์กับความเป็นมืออาชีพยิ่งดูแย่ลงไปอีกครับ

การสื่อสารผิดเพี้ยนหรือสื่อสารไม่รู้เรื่องนั้น สร้างความเสียหายได้จริงครับ จำไว้

5. ภาษาสุภาพและภาษาทางการสำคัญเสมอ

เดี๋ยวนี้คนติดภาษาแชทกันมาก รวมถึงเรื่องมารยาทนั้นก็เป็นสิ่งที่ถูกละเลยบ่อยๆ การเขียน Email ให้ดูสุภาพและมีความเป็นทางการนั้นสร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพ, ความจริงใจและตั้งใจในการสื่อสาร รวมถึงสามัญสำนึกของผู้ส่ง Email ได้เป็นอย่างดีครับไม่ว่าจะเขียนด้วยภาษาอะไรก็ตาม และภาษาแชทที่ใช้กับเพื่อนนั้น อย่าเอามาใช้คุยงานเด็ดขาด

ปัญหานี้ถ้าหากเกิดขึ้นแล้วจะสร้างความรู้สึกเชิงลบให้กับผู้รับเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะกรณีของ 1.) การส่ง Email ไปสมัครงาน 2.) การส่ง Email ข่าวประชาสัมพันธ์ 3.) การส่ง Email ไปสอบถามหรือขอความช่วยเหลืออีกฝ่าย 4.) การส่ง Email ไปหาคนที่ไม่รู้จัก ทั้งนี้ผลลัพธ์ก็อาจมีทั้งการไม่ตอบ หรือการส่งข้อความผสมอารมณ์กลับมาได้ครับ

6. ถ้าแนบไฟล์ ควรอธิบายด้วยว่าไฟล์ที่แนบไปคืออะไร ต้องเน้นข้อมูลตรงไหนเป็นพิเศษ

โดยปกติการแนบไฟล์อะไรไปก็คือต้องมีความคาดหวังให้อีกฝ่ายทำอะไรซักอย่างกับไฟล์ที่แนบไปอยู่แล้ว ดังนั้นการอธิบายเพิ่มซักนิดใน Email ก็จะช่วยให้ผู้อ่านไม่ต้องเสียเวลาโทรมาถาม หรือเปิดไฟล์อ่านเองแล้วคาดเดาไปเองครับ

7. ถ้าสั่งงาน ควรแจ้งกำหนดเส้นตาย และ Action ที่คาดหวังให้ผู้รับโต้ตอบกลับมา

การสื่อสารที่ดีคือการสื่อสารที่มีความชัดเจน ถ้าจะสั่งงานหรือร้องขอให้อีกฝ่ายทำอะไร ก็ควรจะระบุให้ชัดเจนว่าอยากให้ส่งอะไรตอบกลับมา หรือให้ไปทำอะไรต่อ จะได้ไม่เสียเวลากันทั้งสองฝ่ายครับ

8. ทิ้งช่องทางในการติดต่อกลับมาช่องทางอื่นด้วย

Email นั้นถึงแม้จะเป็นช่องทางการสื่อสารที่ดี แต่ก็ไม่ได้เหมาะไปกับการสื่อสารในทุกกรณี การทิ้งช่องทางการสื่อสารอื่นไว้ให้นอกจากจะอำนวยความสะดวกในการพูดคุยด้วยช่องทางอื่นเพิ่มเติมแล้ว ยังเป็นการแสดงความจริงใจว่าเราต้องการสื่อสารกับผู้อื่นอีกด้วยครับ

(โดยส่วนตัวแล้วผู้เขียนจะมีทั้งช่องทางที่เปิด Channel อื่นให้คนติดต่อมาได้ และปิด Channel อื่นๆ ไม่ให้เห็น เป็นการคัดกรองระดับหนึ่งครับ เพราะทุกวันนี้เจอคนไม่รู้จักโทรมาเรื่องงานนอกเวลามากเกินไปแล้ว)

ที่มา : https://www.techtalkthai.com/8-ways-of-effective-email-writing/

บทความ :  8 วิธีส่ง Email ให้มีประสิทธิภาพและเข้าใจง่าย ฉบับสรุปจากประสบการณ์จริง

วันที่ค้นหา : 1/9/2563